L’entrée en maison de retraite médicalisée se décide rarement au calme. Elle suit une chute, une sortie d’hospitalisation, l’épuisement d’un conjoint. Les familles remplissent alors dans l’urgence des papiers qu’elles ne relisent pas, et signent un contrat dont elles ignorent qu’il peut encore être défait.
Le parcours est pourtant balisé et national : un dossier unique, une décision d’admission qui appartient à l’établissement, un contrat de séjour dont le contenu est fixé par le code de l’action sociale et des familles, et un droit de rétractation qui court après l’installation. Chacune de ces étapes a ses délais, et ce sont eux qui protègent.
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Un seul dossier national, envoyé à plusieurs établissements
Il n’existe pas de dossier propre à chaque maison. Le portail national d’information pour les personnes âgées le rappelle : un dossier national permet de faire une demande d’admission, permanente ou temporaire. Il porte le numéro de formulaire Cerfa 14732*03 et se compose de deux volets distincts.
Le volet administratif, rempli par la famille
Ce volet est à compléter par la personne âgée elle-même ou par un proche habilité à le faire : famille, personne de confiance, travailleur social, personne chargée d’une mesure de protection juridique. Il recueille les informations administratives, le contexte de la demande, la date d’entrée souhaitée et les aides financières envisagées.
Le volet médical, remis sous pli confidentiel
Le volet médical doit être rempli, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin, puis remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement. Il ne transite jamais par le secrétariat administratif. Un dossier envoyé sans ce volet reste en attente sans que personne ne vous prévienne : vérifiez systématiquement que votre médecin l’a bien retourné.
La voie en ligne, ViaTrajectoire
Dans la quasi-totalité des départements, la demande peut se faire en ligne par le service ViaTrajectoire. L’intérêt est direct : le dossier se remplit une seule fois et s’envoie simultanément à plusieurs établissements. Par courrier, il faut le remplir en un exemplaire, le photocopier autant de fois que d’établissements visés, et l’adresser de préférence en recommandé avec avis de réception.
| Étape | Qui s’en charge | Destinataire |
|---|---|---|
| Volet administratif | La personne âgée ou un proche habilité | L’établissement, avec le dossier |
| Volet médical | Le médecin traitant ou un autre médecin | Le médecin coordonnateur, sous pli confidentiel |
| Décision d’admission | Le responsable de l’établissement | La famille, après avis du médecin coordonnateur |
| Demande d’aide sociale à l’hébergement | La famille, en parallèle | Le conseil départemental |
Qui décide de l’admission, et dans quel ordre ?
La décision n’appartient ni au département ni au médecin traitant. C’est le responsable de l’établissement qui prononce l’admission, après avoir recueilli l’avis du médecin coordonnateur de la structure. Dès qu’une place se libère, la direction prend contact avec la personne âgée pour envisager l’entrée.
Candidater à plusieurs endroits n’est pas déloyal
Le portail national recommande explicitement de déposer plusieurs demandes simultanées. Et rien n’engage : la personne âgée peut refuser l’entrée si elle a trouvé une place ailleurs ou si elle a changé d’avis. Une candidature n’est pas une promesse, et une place refusée ne pénalise pas les autres dossiers.
La condition d’admission, et une dérogation possible
Deux conditions sont posées : avoir au moins 60 ans et avoir besoin de soins et d’aide au quotidien pour les actes de la vie courante. Un établissement peut toutefois obtenir une dérogation, accordée par l’administration du département où il se trouve, pour héberger des personnes de moins de 60 ans.
La demande d’aide sociale se dépose en même temps
La fiche officielle relative à l’aide sociale à l’hébergement recommande de faire cette demande en même temps que les démarches d’admission, l’effet de la décision étant lié à la date de la demande. Attention : seules les places habilitées à l’aide sociale y ouvrent droit. Posez la question à l’établissement avant de constituer le dossier, pas après.
Le contrat de séjour : ce que vous signez exactement
Dès que la durée d’hébergement peut dépasser deux mois, l’établissement et la personne âgée concluent un contrat de séjour, ou un document individuel de prise en charge. Le calendrier de signature dépend d’un détail qui échappe à presque tout le monde : l’habilitation ou non de l’établissement à l’aide sociale.
Deux calendriers de signature selon l’établissement
Pour un établissement ouvrant droit à l’aide sociale à l’hébergement, le contrat doit être remis à la personne âgée au plus tard dans les 15 jours qui suivent son admission, et signé dans le mois qui suit. Pour les autres, il doit être signé préalablement à l’admission. Dans le second cas, vous signez donc avant d’avoir vu la chambre occupée par votre parent.
Six mentions obligatoires à vérifier ligne à ligne
Le contrat doit notamment indiquer la définition des objectifs de prise en charge, la description des conditions de séjour et d’accueil, les modalités de calcul et la participation financière pour chaque prestation, y compris en cas d’absence ou d’hospitalisation, le droit de rétractation, la liste des prestations minimales obligatoires, et la mention de l’évolution annuelle du tarif des prestations. Chaque année, la définition des objectifs et des prestations est réactualisée.
Quinze jours pour se rétracter, puis 48 heures de réflexion
Dans les 15 jours qui suivent la signature du contrat, ou l’admission si celle-ci est postérieure, la personne âgée peut exercer par écrit un droit de rétractation sans qu’aucun préavis ne lui soit imposé. Elle règle alors la durée de séjour réellement effectuée. Passé ce délai, elle peut résilier le contrat par écrit à tout moment, avec un délai de réflexion de 48 heures après notification de sa décision pendant lequel elle peut revenir dessus sans justification. Ce délai de réflexion est inclus dans le préavis, dont la durée doit figurer au contrat.
| Moment | Ce qui s’applique | Formalité |
|---|---|---|
| Établissement habilité à l’aide sociale | Contrat remis sous 15 jours après l’admission, signé dans le mois | Signature |
| Établissement non habilité | Contrat signé avant l’admission | Signature |
| 15 jours après signature ou admission | Droit de rétractation sans préavis | Écrit |
| Au-delà | Résiliation à tout moment, délai de réflexion de 48 heures | Écrit, préavis prévu au contrat |
État des lieux, dépôt de garantie, caution : les trois lignes d’argent
Ces trois éléments ressemblent à ceux d’une location classique, mais leurs règles diffèrent, et l’écart joue en votre faveur si vous le connaissez.
L’état des lieux protège la famille, pas l’établissement
Un état des lieux d’arrivée de la chambre doit être fait de façon contradictoire lors de l’installation, et un état des lieux de sortie au départ ou au décès. L’établissement peut réclamer des frais de remise en état si le second ne correspond pas au premier, sauf pour les dégradations dues à la vétusté. Mais lorsqu’aucun état des lieux n’a été fait à l’arrivée et à la sortie, il ne peut réclamer aucune somme pour la remise en état.
Le dépôt de garantie a un plafond et un délai
L’établissement peut demander un dépôt de garantie, dont le montant ne doit pas dépasser le tarif hébergement mensuel restant à la charge de la personne hébergée. Il doit être restitué dans les 30 jours qui suivent la date de sortie, éventuellement diminué d’une créance. La date de sortie retenue est celle de l’état des lieux contradictoire.
La caution solidaire n’engage pas au-delà du reste à charge
Des proches peuvent être invités à signer un acte de caution solidaire, par lequel ils s’engagent à régler les frais d’hébergement si la personne âgée n’en a plus la capacité. Lorsque celle-ci bénéficie de l’aide sociale à l’hébergement, cet acte ne peut porter que sur la partie du coût restant à sa charge.
En cas de décès, un compte à rebours de six jours
L’état des lieux de sortie indique la date de retrait des objets personnels. Si ces objets ne sont pas retirés dans les 6 jours qui suivent le décès, l’établissement peut facturer des frais d’occupation, plafonnés au socle de prestations dû pour six jours au maximum.
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Un appoint pendant le trou de trésorerie
Ce complément ne remplace ni un salaire ni une aide publique. Il tient sa place dans les semaines qui séparent l’installation du premier versement d’allocation, quand la famille avance tout et attend les décisions du département.
Quels sont vos droits une fois la porte franchie ?
Le contrat n’est qu’une partie de ce qui vous protège. L’entrée déclenche une série d’obligations à la charge de l’établissement, et plusieurs voies de recours restent ouvertes ensuite.
Ce que l’établissement doit remettre à l’entrée
Il propose à la personne âgée de désigner une personne de confiance si ce n’est pas déjà fait, convient avec elle d’un projet d’accompagnement personnalisé — un projet de soins et un projet de vie —, et lui remet un livret d’accueil. Ce livret contient la charte des droits et libertés de la personne hébergée, qui doit aussi être affichée dans l’établissement, ainsi que le règlement de fonctionnement.
Le droit de visite, et ses seules limites
Chaque jour, le résident peut recevoir tout visiteur de son choix sans en informer l’établissement au préalable. Le directeur ne peut s’y opposer que pour une menace à l’ordre public, ou lorsque le médecin coordonnateur ou un autre professionnel de santé estime que la visite menace la santé du résident, des autres résidents ou du personnel. En fin de vie, il n’est pas possible de priver la personne de la visite quotidienne de qui elle veut.
Le conseil de la vie sociale et la personne qualifiée
Le conseil de la vie sociale est l’instance où siègent des représentants des résidents, des familles et du personnel. C’est à lui que revient, par exemple, la décision d’autoriser ou non l’hébergement avec un animal de compagnie. Par ailleurs, l’article L311-5 du code de l’action sociale et des familles permet à toute personne accompagnée de faire appel à une personne qualifiée, choisie sur une liste établie conjointement par le représentant de l’État dans le département, le directeur général de l’agence régionale de santé et le président du conseil départemental, pour l’aider à faire valoir ses droits.
Résiliation par l’établissement et signalement
L’établissement ne peut résilier le contrat que dans trois cas : non-respect d’une obligation du contrat ou du règlement de fonctionnement, cessation d’activité, ou perte des conditions d’admission — étant précisé qu’un avis médical constatant que le manquement résulte d’une altération des facultés interdit la résiliation. Enfin, toute personne ayant connaissance de faits de maltraitance doit les signaler, même si elle est tenue au secret professionnel ; le circuit précis dépend de l’autorité qui a délivré l’autorisation de l’établissement, et le point d’information local dédié aux personnes âgées vous indiquera le bon destinataire. Pendant ces mois d’organisation, I am Beezy permet de dégager un complément depuis un téléphone, sans engagement ni horaire imposé.
