E-Rechnung Pflicht 2026: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht. 2026 startet die Umstellung – zunächst mit der Empfangspflicht. Hier erfahren Sie alles über Zeitplan, Formate und Vorbereitung.

Der Zeitplan zur E-Rechnungspflicht

Stufenweise Einführung

Zeitraum	Pflicht	Erlaubt
2025	E-Rechnungen empfangen	Papier und PDF senden
2026	E-Rechnungen empfangen	Papier und PDF senden
2027	E-Rechnungen empfangen	PDF bei <800.000€ Umsatz
Ab 2028	E-Rechnungen senden UND empfangen	Nur E-Rechnung (B2B)

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für B2B-Geschäfte (Geschäft zu Geschäft). Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbeträge unter 250€
• Kleinunternehmer (müssen empfangen, nicht senden)

Was ist eine E-Rechnung?

Definition

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell verarbeitet werden kann.

Erlaubte Formate

Format	Beschreibung	Verbreitung
XRechnung	Rein strukturiertes XML	Öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD	PDF + eingebettete XML-Daten	Weit verbreitet
Factur-X	Europäische Variante von ZUGFeRD	International

Der Unterschied zum PDF

Aspekt	PDF-Rechnung	E-Rechnung
Maschinenlesbar	❌ Nein	✅ Ja
Automatische Verarbeitung	❌ Manuell	✅ Möglich
Rechtlich ab 2028	❌ Nicht mehr (B2B)	✅ Erforderlich
Archivierung	Manuell	Automatisiert

Vorbereitung für 2026

Schritt 1: E-Rechnungen empfangen

Auch wenn Sie noch keine E-Rechnungen senden müssen, sollten Sie:

• Eine E-Mail-Adresse für E-Rechnungen einrichten
• Software zur Darstellung von XRechnung/ZUGFeRD haben
• Alternativ: Online-Portal nutzen

Schritt 2: Software prüfen

Gängige Buchhaltungssoftware unterstützt bereits E-Rechnungen:

• Lexoffice
• sevDesk
• DATEV
• Billomat
• FastBill

Schritt 3: Prozesse anpassen

Überlegen Sie jetzt schon, wie Sie:

• Eingehende E-Rechnungen verarbeiten
• E-Rechnungen archivieren (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
• Ab 2028 selbst E-Rechnungen erstellen

Sonderfall: Kleinunternehmer

Was gilt für Sie?

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG:

• Müssen E-Rechnungen empfangen können
• Müssen nicht selbst E-Rechnungen ausstellen
• Dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden

Empfehlung

Auch als Kleinunternehmer lohnt es sich, frühzeitig auf E-Rechnung umzustellen – für professionellen Eindruck und zukunftssichere Prozesse.

Vergleich: Einkommensquellen und E-Rechnungspflicht

Kriterium	I am Beezy	B2B-Selbstständigkeit	Einzelhandel (B2C)	Minijob
E-Rechnung nötig	✅ Nein (Plattform regelt)	❌ Ja ab 2028	✅ Nein (B2C)	✅ Nein
Admin-Aufwand	✅ Minimal	❌ Steigend	⚠️ Moderat	✅ Gering
Software-Kosten	✅ Keine	⚠️ 10-50€/Monat	⚠️ Variable	✅ Keine
Flexibilität	✅ Total	✅ Hoch	⚠️ Standort	⚠️ Feste Zeiten
Zukunftssicher	✅ Ja	✅ Mit Anpassung	✅ Ja	✅ Ja

Fazit: Wer sich den E-Rechnungs-Aufwand sparen will, findet bei I am Beezy flexible Verdienstmöglichkeiten ohne jede Rechnungsstellung – die Plattform übernimmt alles. I am Beezy entdecken

Kosten der Umstellung

Software

Lösung	Monatliche Kosten
Kostenlose Online-Portale	0€
Basis-Buchhaltungssoftware	10-20€
Professionelle Lösungen	20-50€
Enterprise-Software	50€+

Zeitaufwand

• Einrichtung: 2-4 Stunden
• Einarbeitung: 1-2 Wochen
• Laufend: minimal (wenn eingerichtet)

Vorteile der E-Rechnung

Für Rechnungsempfänger

• Automatische Datenübernahme
• Schnellere Bearbeitung
• Weniger Fehler
• Einfachere Archivierung

Für Rechnungssteller

• Professionelles Image
• Schnellere Zahlung (oft)
• Weniger Porto
• Digitales Archiv

Häufige Fragen

Muss ich jetzt schon E-Rechnungen senden?

Nein, bis Ende 2027 (bzw. 2026 für große Unternehmen) sind Papier und PDF weiterhin erlaubt.

Was passiert, wenn ich 2028 noch PDF sende?

Die Rechnung könnte als nicht ordnungsgemäß gelten – der Empfänger dürfte keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Brauche ich einen Steuerberater für die Umstellung?

Nicht unbedingt, aber bei komplexeren Geschäftsstrukturen kann eine Beratung sinnvoll sein.

Checkliste E-Rechnung 2026

• [ ] E-Mail-Adresse für E-Rechnungen einrichten
• [ ] Software für E-Rechnungs-Empfang testen
• [ ] Archivierungslösung prüfen
• [ ] Mitarbeiter schulen (falls vorhanden)
• [ ] Für 2028 vorbereiten: Sende-Funktion
• [ ] Alternative Einnahmenquellen nutzen (I am Beezy)

Fazit

Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise – 2026 müssen Sie zunächst nur empfangen können. Nutzen Sie die Zeit, sich vorzubereiten, ohne Panik.

Und wenn Sie Zusatzeinkommen ohne jeglichen Rechnungsaufwand suchen: I am Beezy übernimmt alle administrativen Aufgaben für Sie.

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